Wat gaan we doen
De werking van de Woo onderscheidt vier aspecten. Ten eerste het openbaar maken uit eigen beweging, ook wel het actief openbaar maken. In de tweede plaats het Woo-verzoek, ‘openbaar maken op verzoek’, dat ook openbaar moet worden gemaakt. Als derde ‘informatiehuishouding op orde’, een voorwaarde om dit efficiënt en effectief te doen. De stand van de informatiehuishouding wordt zodoende nauwlettend gevolgd. Tot slot de ‘organisatie’ die nodig is om de doelstelling te bereiken van het gemeentebestuur een ‘open bestuursstijl’ die aansluit bij de Woo. Kortweg behelst dit: open en transparant, alles is openbaar, tenzij er een uitzonderingsgrond uit de Woo van toepassing is of dat er persoonsgegevens moeten worden beschermd. De cultuuromslag die dat teweeg gaat brengen is daarmee gestart, deze zal langdurig aandacht krijgen ook via de lerende aanpak en goede voorbeelden die uitdagen te delen.
Openbaar maken uit eigen beweging
De Woo schrijft 11 informatie categorieën verplicht voor om openbaar te maken uit eigen beweging, deze staan in het overzicht hierna weergegeven. Achter de informatiecategorie staat om welk artikel uit de Woo het gaat en in de ‘wat’ kolom een beschrijving van de documenten. Per categorie volgt de inventarisatie van wat er al openbaar wordt gemaakt in Deventer en hoe of op grond waarvan. Daarna wat er Landelijk openbaar wordt gemaakt en tot slot de voorgenomen planning van het Rijk voor 2023, volgens de concretiseringsbrief van BZK aan de Tweede Kamer (8-7-2022). Waar in deze kolom cursief ‘plan 2023’ staat, betreft het de informatiecategorie volgens genoemde Rijksvoornemen, namelijk: 2 organisatiegegevens onderdeel 1.e over bereikbaarheid; 3 raadsstukken deel 2.c vergaderstukken; 6 convenanten deel 2.f overeenkomsten en 8 Woo-verzoeken deel 2.i met verstrekte informatie.
Na het overzicht staat een toelichting op de gebruikte afkortingen. Vervolgens hoe de ambitie in relatie tot de verplichting met planning tot uitdrukking komt.
Nr | Informatiecategorie | Artikel 3.3 | Inhoud | Openbaar lokale site¹ | Openbaar landelijk | Planning openbaar landelijk* |
|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Wet- en regelgeving | 1.a | Wetten, verordeningen, besluiten, beleidsregels en andere algemeen verbindende voorschriften | Ja, Notubiz | Ja, Wep-ORI | p.m. |
1.b | Overige besluiten van algemene strekking | Ja, Notubiz | Ja, Wep-ORI | p.m. | ||
1.c | ontwerpen van wetten, andere algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, met inbegrip van de adviesaanvraag | Ja, Notubiz | Ja, ORI | p.m. | ||
2 | Organisatie gegevens | 1.d | inzicht in zijn organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen | Ja | ||
1.e | de bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend | Ja | Nee | Plan 2023 | ||
3 | Raadsstukken | 2.a | bij gemeenteraden ter behandeling ingekomen stukken, tenzij deze gaan over individuele gevallen | Ja, Notubiz | Ja, ORI | p.m. |
2.c | vergaderstukken en verslagen van gemeenteraden en hun commissies, tenzij geheimhouding geldt | Ja, Notubiz | Ja, ORI | Plan 2023 | ||
4 | Bestuursstukken | 2.d | agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van colleges van burgemeester en wethouders, tenzij geheimhouding geldt | Nee/ja | Nee | p.m. |
5 | Adviezen van adviescolleges | 2.e | adviezen: | Nee, tenzij onderdeel van raads- en-of bestuurs-stukken | Raad ORI | p.m. |
6 | Convenanten | 2.f | convenanten, overeenkomsten, verbintenissen en soortelijke afspraken van een bestuursorgaan met andere partij | Plan | Plan | Plan 2023 |
7 | Jaarplannen en -verslagen | 2.g | jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen inzake de voorgenomen uitvoering van de taak of de verantwoording van die uitvoering | Ja | Via Raad ORI | p.m. |
8 | Woo-verzoeken | 2.i | de inhoud van de schriftelijke verzoeken op grond van artikel 4.1, van de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie | Kan in 2023 | Dan ORI | Plan 2023 |
9 | Onderzoeken | 2.j | op verzoek van een bestuursorgaan ambtelijk of extern opgestelde onderzoeksrapporten die geen onderdeel vormen van de uitvoering van de taak van dat bestuursorgaan, die voornamelijk uit feitelijk materiaal bestaan en die betrekking hebben op: | Nee, tenzij onderdeel van raads- en-of bestuurs-stukken en rekenkamer | Via Raad ORI | p.m. |
10 | Beschikkingen | 2.k | beschikkingen, volgens de Algemene wet bestuursrecht: | Nee | Deels via Wep | p.m. |
2.h | verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking | Een | Deels via Wep | p.m. | ||
11 | Klachten | 2.l | schriftelijke oordelen in klachtprocedures als bedoeld in titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht | Nee | Nee | p.m. |
1) Openbaar lokale site = via de website van de gemeente, indien besluitvorming van de raad dan via Notubiz dat is gekoppeld met ORI (zie 3). | ||||||
2) Wep = Wet elektronische publicaties, via Overheid.nl en aparte software en handelingen | ||||||
3) ORI = Openraadsinformatie.nl de pilot vanaf 2016 voor openbaarmaking voor de Woo, ca. 265 gemeenten aangesloten, in Deventer zijn de raadsstukken ontsloten van Notubiz. (Het college kan via iBabs publiceren, op eigen website en ORI, i.v.m. nieuwe aanbesteding tijdelijk niet beschikbaar tot de zomer 2023). | ||||||
*) Planning openbaar landelijk = voorzien voor 2023 maar nog niet definitief. Het platform open overheidsinformatie, zogenaamd PLOOI is niet gelukt, per 23-12-2022 is het stopgezet via brief van de minister van BZK aan de Tweede Kamer. Daarvoor komt vooralsnog een verwijsindex met een zoekfunctie, zodat bestuursorganen, i.q. de gemeente, de documenten op het eigen platform volgens de duurzaamheidseisen en toegankelijkheidseisen kan plaatsen. De planning komt uit het Meerjarenplan Woo’ (VNG 22 april 2022, brief BZK aan Tweede Kamer 8 juli 2022), fasegewijs openbaarmaking uit eigen beweging plaatsvinden. Via de begroting wordt de volgende fase weergegeven. De gemeente kan zelf andere ambities meenemen. | ||||||
Het Rijk beslist nog op de planning, die afhankelijk is van het gereed zijn van een verwijsindex met een zoekfunctie op een landelijk beschikbare centrale vindplaats. Bestuursorganen, waaronder gemeenten, kunnen documenten nu al openbaar maken op hun eigen platform volgens de duurzaamheidseisen en de digitale toegankelijkheidseisen. Zodra de minister besluit kan er een digitale koppeling worden gemaakt. Zoals uit het voorgaande overzicht valt te lezen in de 4 de en 5 de kolom, maakt de gemeente al meerdere categorieën openbaar.
Naast de wettelijke verplichting kan de gemeente het ambitieniveau kiezen dat aansluit bij de open bestuursstijl die de gemeente nastreeft. Het gaat over het eerder openbaar maken dan wettelijk vereist en meer openbaar maken, zodat er openheid en een gelijker speelveld ontstaat. Aan de raadstafel zal hierover het gesprek gevoerd worden in het voorjaar 2023. Eerder openbaar maken dan verplicht is bijvoorbeeld de Woo-verzoeken zodat anderen ook kennis kunnen nemen van het onderwerp en klachten zodat daarvan kan worden geleerd. Bij meer openbaar maken valt te overwegen om een actueel dossier te kiezen, zoals de Asfaltcentrale of het Burgerweeshuis. Zodoende is er van het begin af aan een gelijker speelveld. Het openbaar maken uit eigen beweging vormt de grootste uitdaging van de Woo en betekent een cultuuromslag voor eenieder. Het bewustzijn dat wij schrijven voor het openbaar, gaat stapsgewijs vorm en inhoud krijgen. De wetgever voorziet zo’n 5 jaar voor het openbaar maken uit eigen beweging en de minister is bevoegd via de Amvb nieuwe informatie categorieën aan te wijzen.
Openbaar maken op verzoek
Een gemeente met een open bestuursstijl wil weten hoe snel de Woo-verzoeken worden behandeld. Vanuit het landelijke ‘Woo-Meerjarenplan’ ligt die behoefte er ook. De wettelijke termijn waarbinnen de Woo-verzoeken moeten worden behandeld bestaat uit drie mogelijkheden. De wettelijke termijn voor de beantwoording is vier weken, met de mogelijkheid tot uitstel van twee weken (dat was vier weken onder de Wob), of in overeenstemming met de verzoeker andere termijnen. Het inzicht in aantal ontvangen Woo-verzoeken en dat deze worden behandeld is er. Het proces van de behandeling wordt opnieuw uitgelijnd in 2023 zodat het zicht op de tijdige behandeling kan worden verkregen en de gemiddelde behandelduur. De prioriteit ligt bij het stroomlijnen van de verzoeken zodat deze tijdig in behandeling worden genomen.
In 2023 zullen de Woo-verzoeken verplicht openbaar moeten worden gemaakt en zullen de documenten moeten voldoen aan meerdere i-wetten. Nadat het werkproces is heringericht zal de juiste informatie over de behandeltermijn beschikbaar komen, maar ook of er contact is opgenomen met de verzoeker, zoals de Woo bepleit. Dit voegt niet alleen de menselijke maat toe, het maakt ook direct duidelijk dat het verzoek is ontvangen en wat de verzoeker vraagt. De verzoeker kan daardoor sneller over de gewenste documenten beschikken.
Het overzicht Passieve openbaarmaking geeft inzicht in de ontvangen Woo (Wob) verzoeken voor de jaren, 2021 en 2022 en de te verwachte Woo-verzoeken voor 2023. Deze openbaarheidsparagraaf monitort ook landelijk via het overzicht de percentages naast landelijke streefpercentages van het aantal ontvangen Wob/Woo verzoeken:
- dat is behandeld door gemeenten binnen de in de wet gestelde beslistermijn, in %
- waarbij met de verzoeker contact is opgenomen (dat wordt vanaf 2023 vastgelegd).
Om aan de verplichtingen van de Woo te voldoen staat volgens het Rijk een termijn van 5 jaar.
Passieve openbaarmaking, openbaarmaking op verzoek | |||||
|---|---|---|---|---|---|
WOO verzoekn (en Wob) | 2021 | 2022 | 2023 | Landelijk | Landelijk |
Aantal Wob/Woo-verzoeken ontvangen jaarlijks | 116 | 61 | 70 | nvt | nvt |
Behandeld door gemeenten binnen de in de wet gestelde beslistermijn, in % | 50% | 60% | 100% | ||
Het aantal waarbij contact is met verzoeker over precisering, prioritering en behandeltermijn, schriftelijk bevestigen, in % (bij omvangrijk en/of complex verzoek art. 4.2a en vanwege menselijke maat) | 40% | 20% | 50% | ||
*) Betreft streefpercentage na x jaar inwerkingtreding |
Informatiehuishouding op orde
De informatiehuishouding moet volgens de Woo op orde zijn. Dit is een herbevestiging van de archiefwet 1995. Hiervoor zijn eisen vastgesteld, waaronder het beheer van tekstberichten en social media. Documenten zijn volgens de brede definitie uit de Woo (art. 2.1 en 2.2) steeds diverser dankzij digitalisering. Documenten kennen een voorgeschreven bewaartermijn, waarna deze worden overgedragen voor de archiefbewaarplaats of worden vernietigd. Denk daarbij ook aan teksten, geo-informatie, 3D-bestanden en appberichten. Dit brengt nieuwe opgaven om deze volgens geldende eisen duurzaam toegankelijk te houden. Dit is overigens nog niet uitgekristalliseerd, zie advies Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding (ACOI). Ook moeten documenten digitaal toegankelijk zijn. Het transitieproces vraagt aanpassing van werkprocessen, functies en rollen over de volle breedte van de organisatie. Stapsgewijs wordt dit in beeld gebracht, ook afhankelijk van de node door wetswijzigingen. De wetgever voorziet zo’n 8 jaar voor de goede duurzame opslag en vindbaarheid.
De gemeentebrede resultaten vormen de basis voor efficiëntere bedrijfsvoering, verantwoording, verregaande openbaarheid en transparantie, met een betere bescherming van het cultureel erfgoed. In het overzicht ‘Informatiehuishouding op orde’ hieronder uit het ‘Woo-Meerjarenplan', staan de minimaal gestelde eisen die van belang zijn om de informatiehuishouding op orde te krijgen. In de kolom gemeente Deventer staat het jaar waarop is gepland dat de uitvoering of actualisering wordt afgerond. De percentages in het overzicht bij de kolommen die erna komen, zijn de landelijke verwachtingen over de implementatie in percentages ten opzichte van alle 355 gemeenten. De provincie houdt ook toezicht op de informatiehuishouding, vanuit de Wet revitalisering generiek toezicht, waarover de raad jaarlijks wordt geïnformeerd via het Totaalbeeld interbestuurlijk toezicht. In de jaarlijkse landelijke Woo monitor van de VNG en ACOI komt dit ook terug.
Informatiehuishouding | |||||
|---|---|---|---|---|---|
EIs aan informatiehuishouding | Plan | Landelijk | Landelijk | Landelijk | Landelijk |
Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening | Plan 2023 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Binnen de applicaties zijn selectielijsten geïmplementeerd: | Plan 2023 | 10% | 20% | 50% | 75% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op emailarchivering (pilot capstonemethodiek) | Plan 2023 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten | Plan 2023-2025 | 5% | 10% | 30% | 100% |
Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staan, hoe het beheer is geregeld) | Plan 2025 | 10% | 25% | 50% | 80% |
Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling | Plan 2023-2025 | 10% | 50% | 75% | 90% |
Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatie-object metagegevens gekoppeld (ook alles dat openbaar is) | Plan 2023-2026 | 30% | 40% | 75% | 90% |
*) Betreft streefpercentages |
Voor het beheer rondom emailverkeer wordt in 2023 deelgenomen in DOWR-verband (BenW 2022-762 11-10-2022) aan een landelijke pilot, de zogenaamde capstonemethodiek die daarvoor is ontwikkeld. De digitalisering maakt emailverkeer mogelijk. Daarmee krijgt ongemerkt iedereen een eigen postkamer, maar zonder daarvoor te zijn opgeleid. Om dit emailverkeer toch terug te kunnen vinden en te borgen dat het is vastgelegd, is de capstonemethodiek ontwikkeld. Dit wordt op Rijksniveau ingevoerd samen met het Nationaal Archief, waaraan gemeenten ook kunnen deelnemen. Naast het emailverkeer is chatverkeer veel in het nieuws. Over het beheer van chatverkeer is door het Woo Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) een advies uitgebracht. Het is van belang dat de overheid werkgerelateerde chatberichten van personen in sleutelfuncties beheert en bewaart. Deze berichten zijn van publieke waarde, ook voor toekomstige generaties.
Een pilot voor het e-depot start in 2023. In 2023 wordt het uitvoeringsplan informatiebeheer 2023-2025 voor de DOWR-gemeenten uitgewerkt. Op basis daarvan in combinatie met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet (verwacht 1-1-2025) zal het Kwaliteitsplan Informatiebeheer uit 2018 worden geactualiseerd.
Organisatie
In Deventer is er geanticipeerd op de komst van de Woo, door te werken aan een integrale aanpak voor vijf informatiewetten. Daarnaast is door de Rekenkamer een ‘doe mee onderzoek’ naar de Wob gedaan. Dit gaf interessante aanbevelingen, die zijn omarmd en opgepakt in de organisatie. Bovendien zijn de aanbevelingen te monitoren via deze paragraaf. De Woo implementatie is specifieker aangepakt ook in samenwerking met andere gemeenten, de VNG en het Rijk. Structureel is de Woo-contactpersoon aangewezen (BenW 6-12-2022) die ook is belast met de Woo-coördinatie en als kwartiermaker Woo. In 2023 wordt het projectteam vijf wetten voortgezet. In een multidisciplinaire aanpak gaat het om openbaarheid, duurzame digitale toegankelijkheid en vindbaarheid van documenten. De Woo-contactpersoon is telefonisch bereikbaar en via de website kan via een digitaal formulier een Woo-verzoek worden ingediend. Deze openbaarheidsparagraaf maakt deel uit van de Woo-verplichtingen en kan als plan van aanpak en monitor dienstdoen. Ook de aanbevelingen van het ‘doe mee Wob-onderzoek van de rekenkamer (23-3-2022)’ zijn structureel te volgen. Voor de invoering schat het Rijk 5 à 8 jaar in, 5 jaar voor de openbaarmaking en 8 jaar voor de informatiehuishouding.